5 steg for å spare på fakturamottak

Forenkle og automatisere rutiner. Kreve EHF. Velg løsning for fakturamottak som integrerer med ERP-systemet. Dette er noen av grepene for å spare tid og penger på fakturamottak.

Torgeir Letting
19. april 2018
Torgeir Letting
CEO

Rutiner og behandling av repeterende fakturaer bør automatiseres, slik at CFO og kollegene kan løfte blikket og bruke tiden på oppgaver av mer strategisk verdi. Å komme seg dit krever en viss endringsvilje – og en teknisk plattform for fakturahåndtering som spiller godt sammen med eksisterende systemer. Målet bør være å kun håndtere avvik.

Kan en smart plattform for fakturamottak og -håndtering gjøre CFO til en bedre person for selskapet? Ja, mener vi. Det handler om å jobbe smartere: Når prosesser effektiviseres og presisjonen øker, skjer to ting. For det første frigjøres tid hos CFO og kollegene. For det andre reduseres stress. Begge deler gjør det enklere for CFO å løfte blikket – og bli mer strategisk.

Torgeir Letting
19. april 2018
Torgeir Letting
CEO

«Det er CFOs ansvar at det ikke gjøres feil, å holde nede ressursbruken, holde på de gode medarbeiderne – og løse disse utfordringene.»

- Torgeir Letting

Hva betyr dette i praksis? Jo, tenk for eksempel på alle oppgavene som må gjøres fra bedriften beslutter seg for et innkjøp og frem til fakturaen er bokført. Veien mellom de to punktene er brolagt av ting som kan gå feil, være tidkrevende og skape frustrasjon. Og det verste av alt: Jo mer manuelle prosesser, desto mer tid og høyere risiko for feil.

Konsekvensene? Det brukes uforholdsvis mye tid og krefter på manuelle og kontroll-pregede prosesser for at alt skal gjøres riktig. Og når det glipper og fakturaer ikke betales i tide, mister gjerne bedriften både rabatter og relasjonskapital hos leverandøren.

Vi vet at de færreste CFOer sitter dypt inne i de praktiske oppgavene knyttet til å godkjenne en faktura. Men det er CFOs ansvar at det ikke gjøres feil, å holde nede ressursbruken, holde på de gode medarbeiderne – og løse disse utfordringene. Det rydder ikke bare av veien de kortsiktige problemene; det skaper også rom for å bli en bedre CFO på lengre sikt.

Hvor skal man begynne? Vi foreslår følgende steg på veien:

  1. Forenkle og automatisere så mye som mulig: Spesielt innen mottak, skanning og distribusjon av faktura kan automatisering spare dere for mye tid. Sett dere inn i automatiseringspotensialet for deres virksomhet. Jo flere innkommende fakturaer, desto større gevinst.
  2. Definér hva som er rutineoppgaver: Repeterende og små beløp fra en kjent leverandør bør behandles annerledes enn større og sjeldnere kjøp.
  3. Bedre samarbeid og arbeidsflyt: Jo enklere fakturaer distribueres mellom avdelinger, og jo mer data som er forhåndsutfylt i forbindelse med godkjenning og attestering, desto større effektivitet og riktigere input.
  4. Krev at dine leverandører bruker EHF. Forklar leverandørene at EHF er starten på en smartere og mer automatisert hverdag, også for dem!
  5. Velg system for fakturahåndtering som integreres enkelt mot ERP. Kanskje sitter dere med et gammelt system for fakturahåndtering. At fakturasystemet samspiller med ERP-systemet er en forutsetning for effektive prosesser. Og dessverre snakker ikke alle systemer sammen.