4 STEG: Du kan spara stora kostnader genom att automatisera fakturahanteringen

Förenkla och automatisera rutiner. Välj en lösning för att ta emot fakturor som enkelt kan integreras med affärssystemet. Detta är några av åtgärderna som kan tas för att spara tid och pengar i hanteringen av inkommande fakturor.

Torgeir Letting Compello
8. June 2019
Torgeir Letting
CEO

Kan en smart plattform för att ta emot och hantera fakturor göra att CFO blir en vassare spelare för företaget? Ja, säger vi. Det handlar om att jobba smartare. När processer effektiviseras och precisionen ökar, händer två saker. För det första frigörs tid för CFO och kollegorna. För det andra minskar stressen. Båda dessa förändringar gör det enklare för CFO att lyfta blicken – och bli mer strategisk.

Torgeir Letting Compello
8. June 2019
Torgeir Letting
CEO

«Det är CFO:s ansvar att det inte görs några fel, att hålla nere resursanvändningen, att se till att medarbetarna trivs och stannar kvar – och att hitta lösningar på alla de här utmaningarna.»

- Torgeir Letting

Vad betyder det i praktiken? Jo, tänk till exempel på alla de arbetsuppgifter som måste genomföras från det att företaget bestämmer sig för att göra ett inköp och fram till dess att fakturan är bokförd. Vägen mellan dessa två punkterna är full av saker som kan gå fel, är tidskrävande och som skapar frustration. Och värst av allt: ju fler processer som är manuella, desto mer tid går det åt och desto större blir risken för fel.

Konsekvenserna? Det läggs oproportionerligt mycket tid och kraft på manuella och kontrollkrävande processer för att allt ska bli rätt. Och när något går fel och fakturor inte betalas i tid riskerar företaget att bli av med såväl rabatter som relationskapital hos leverantören.

Vi vet att det bara är ett fåtal CFO:er som i stor utsträckning är inblandade i de praktiska uppgifter knutna till att godkänna en faktura. Men det är CFO:s ansvar att det inte görs några fel, att hålla nere resursanvändningen, att se till att bra medarbetare stannar – och att hitta lösningar på alla de här utmaningarna.

Var ska man börja? Vi föreslår följande 4 STEG på vägen:

  1. Förenkla och automatisera så mycket som möjligt:
    Speciellt när det gäller att ta emot, att skanna och distribuera fakturor kan en automatisering spara er väldigt mycket tid. Lär mer om automatiseringspotentialen för ert företag. Ju fler fakturor som kommer in, desto större blir fördelarna.
  2. Definiera vad som är en rutinuppgift:
    Återkommande och små belopp från en tidigare känd leverantör bör behandlas på ett annat sätt än större köp som utförs mer sällan.
  3. Bättre samarbete och arbetsflöde:
    Ju enklare distributionen av fakturor är mellan olika avdelningar och ju mer data som är ifyllda på förhand i samband med godkännande och attestering, desto större effektivitet och mer korrekt inmatning.
  4. Välj ett system för fakturahantering som enkelt kan integreras med affärssystemet.
    Kanske ni har ett föråldrat system för fakturahantering. Att fakturasystemet samspelar med affärssystemet/ERP-systemet är en förutsättning för effektiva processer. Och tyvärr är det inte alla system som är lika samarbetsvilliga.

 

Vill du läsa mer i ämnet? 5 faktorer som hindrar CFO:n att göra sitt jobb

 

Compello-bloggen är till för dig som är nyfiken på dagens och morgondagens möjligheter och digitala lösningar för ekonomiavdelningen. I bloggen tar våra olika experter upp relevanta frågeställningar, inspirerar och ger handfasta råd inom de olika områdena nedan:

Ta kontakt

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag att effektivisera hanteringen av fakturor och tillhörande dokument?

Blobs/1/Coral